羅萊人有三快：說(shuō)得快、吃得快、走得快。在公司經(jīng)常能看到一路小跑的員工。為什么有這么多的快，一個(gè)字“忙”。但有時(shí)，我們卻從這“三快”中看到忙亂多了一分，從容少了一點(diǎn)。
我認(rèn)為工作要用巧力，要懂得四兩撥千斤的道理，不能一聽(tīng)到命令就低頭猛跑，方向錯(cuò)了還不知道；自己累得直喘還不解決問(wèn)題，很多人說(shuō)：“我沒(méi)有功勞也有苦勞”這是一種自我開(kāi)脫，沒(méi)功勞就別談什么苦勞。這幾個(gè)月，我們商務(wù)部鼓勵(lì)員工想辦法，如何提高效率、提高工作質(zhì)量、減少費(fèi)用，結(jié)果想出很多，也總結(jié)了幾條方法與大家分享，但愿有用，大伙07年工作時(shí)也能輕松點(diǎn)。

     建議大家決定大干一場(chǎng)前，不妨先問(wèn)自己五個(gè)問(wèn)題：
      一、    為什么要做；
     也就是說(shuō)：可以不做嗎？能不做就盡量不做。
     這個(gè)“不做”是在不影響結(jié)果前提下的簡(jiǎn)化，絕不是讓大家偷懶。
     德國(guó)企業(yè)有一個(gè)要求“文件總結(jié)只需要精華，多一個(gè)字都不要！”如果看到有人的匯報(bào)特別厚，會(huì)問(wèn)：“你有這么多的精華嗎，是因?yàn)槟闶翘觳拍�，還是因?yàn)槟憧偨Y(jié)能力不夠？”一句話(huà)就讓長(zhǎng)篇大論者無(wú)地自容。羅萊也有一頁(yè)紙報(bào)告的要求，但仍經(jīng)�？梢�(jiàn)超過(guò)70頁(yè)的PPT，十頁(yè)以上的報(bào)告……其實(shí)對(duì)方也只是在厚厚的報(bào)告看幾個(gè)數(shù)據(jù)而已。
信息部原來(lái)是三個(gè)人，后來(lái)有一位調(diào)到了其他部門(mén)，預(yù)測(cè)經(jīng)理何廣做的不是馬上申請(qǐng)加人，而是先簡(jiǎn)化工作，他先將那些不被關(guān)注的報(bào)表簡(jiǎn)化，過(guò)時(shí)的取消，只保留必需的和重要的，結(jié)果到現(xiàn)在也沒(méi)再增加人手，工作也沒(méi)有受到影響。

     二、為什么要這樣做；
     要勇于挑戰(zhàn)老的習(xí)慣與做法
     前幾個(gè)月總有客戶(hù)投訴，說(shuō)訂單部的傳真機(jī)經(jīng)常長(zhǎng)時(shí)間傳不進(jìn)。我們加到三臺(tái)還是不能解決，以前的做法就是這樣，不夠了就加設(shè)備，來(lái)不及就想到加人。后來(lái)訂單經(jīng)理夏晶晶想了一個(gè)辦法沒(méi)有再加傳真機(jī)，徹底的解決了這個(gè)難題。她們是這樣做的：在三臺(tái)傳真機(jī)前加了一個(gè)設(shè)置，這樣不管三個(gè)號(hào)中的任意一個(gè)遇忙就自動(dòng)分配到其他空閑的傳真機(jī)上，這樣一來(lái)幾臺(tái)機(jī)器的使用效率大大提升了，問(wèn)題自然解決了。

     三、為什么不能那樣做；
     06年比05年的發(fā)貨額整整多了1億8千萬(wàn)，最高單日發(fā)貨紀(jì)錄也由400萬(wàn)改寫(xiě)到500萬(wàn)，而物流部沒(méi)有增加一人就完成了這個(gè)挑戰(zhàn)，物流與生產(chǎn)一樣，每一件出貨都必需經(jīng)手而出，困難可想而知，除了更多的付出之外沒(méi)有效能的提升是不行的。
     物流倉(cāng)庫(kù)的差錯(cuò)率一直令人很頭痛，以前想了很多辦法仍然不能很好的解決。后來(lái)物流部倉(cāng)管組長(zhǎng)郭曉榮給大家提了個(gè)醒，他的辦法是：先找到容易錯(cuò)和少的品種，找出差錯(cuò)產(chǎn)生的原因，再集中起來(lái)專(zhuān)人管理，工作重點(diǎn)找到了效率自然得到提高，目前這個(gè)方法正在其他倉(cāng)庫(kù)試驗(yàn)與推廣中。
物流部有三個(gè)倉(cāng)庫(kù)，分別存放芯類(lèi)、套件、小件，這么多年一直是這樣布局，也沒(méi)覺(jué)得什么不對(duì)，后來(lái)分析了出庫(kù)的構(gòu)成，發(fā)現(xiàn)近一半的出貨是促銷(xiāo)品，而這三類(lèi)品種中都有促銷(xiāo)品，也就是說(shuō)每配全一家的促銷(xiāo)要貨，幾乎要跑遍三個(gè)倉(cāng)庫(kù)，這已影響到整個(gè)集團(tuán)的發(fā)貨效率。于是馬上決定對(duì)倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行調(diào)整，將所有促銷(xiāo)品，不分類(lèi)別集中到一個(gè)庫(kù)里。
有人認(rèn)為在旺季調(diào)倉(cāng)庫(kù)是忙上加忙，這么多年了一直這樣不也挺好，并不太贊成。物流部經(jīng)理范萍萍認(rèn)真分析了這個(gè)意見(jiàn)，一改野蠻對(duì)調(diào)的做法，而是先用一周時(shí)間進(jìn)行過(guò)渡。先規(guī)劃好要調(diào)的品種與位置，但沒(méi)有馬上開(kāi)始搬，而是當(dāng)客戶(hù)要貨時(shí)優(yōu)先將這些本來(lái)要調(diào)出的貨發(fā)出去，新入庫(kù)的產(chǎn)品則直接入庫(kù)到要搬遷的倉(cāng)庫(kù)中去，這樣一來(lái)，幾天后貨自己“流”到了要調(diào)的位置，搬運(yùn)工作量減少了很多，最后再集中對(duì)調(diào)�；叵肫饋�(lái)當(dāng)時(shí)發(fā)貨的壓力是很大的，的確有點(diǎn)忙亂，還出了點(diǎn)小差錯(cuò)，但物流的同事們克服困難出色完成了任務(wù)——目前促銷(xiāo)品的發(fā)貨速度與準(zhǔn)確度已得到明顯改善。

       四、還可以怎么做。
        就是別在一棵樹(shù)上吊死，多想幾個(gè)辦法也許可以事半功倍。
我們現(xiàn)在用的分銷(xiāo)系統(tǒng)里有一個(gè)關(guān)于訂單打印的缺陷——以前系統(tǒng)默認(rèn)的是全頁(yè)打印，如果訂單內(nèi)容只有一行也會(huì)嘎吱吱的打上一整頁(yè)的空表格，很慢，（因?yàn)槭且�打多�?lián)，只能用針式打印機(jī)）影響了出單的速度，加了三臺(tái)打印機(jī)仍來(lái)不及。以前問(wèn)過(guò)軟件公司，如要自動(dòng)依據(jù)實(shí)際行數(shù)來(lái)打印，需修改整個(gè)系統(tǒng)架構(gòu)，工程浩大，要半年。我們沒(méi)有馬上開(kāi)工，而是反問(wèn)自己，還可以怎么做。最后在眾多方案中選出一個(gè)方案，就是在訂單上加再一個(gè)半頁(yè)打印的按鈕，如果是滿(mǎn)頁(yè)的就按以前的按鈕，如果內(nèi)容少于半頁(yè)就按這個(gè)鈕，系統(tǒng)就只打半頁(yè)，再將現(xiàn)在的幾臺(tái)打印機(jī)聯(lián)網(wǎng)，自動(dòng)分配工作量，預(yù)計(jì)只需用幾天就能解決原本要半年才能做到的事。

     五、什么時(shí)候做
     就是要選擇好切入的時(shí)機(jī)，選好了事半功倍，錯(cuò)過(guò)了事倍功半。
     06年初，公司以前用的老分銷(xiāo)系統(tǒng)因?yàn)榉N種的原因需要更換，從3月份到12月份短短十個(gè)月內(nèi)，IT組完成了新系統(tǒng)的定制、新舊系統(tǒng)的切換、全國(guó)客戶(hù)推介，并完成了近十場(chǎng)180人次的培訓(xùn)，最終完成了200個(gè)客戶(hù)端的上線(xiàn)。這些工作量在很多企業(yè)是由一個(gè)十幾人的團(tuán)隊(duì)，至少兩至三年的時(shí)間才能完成，而我們的IT組4個(gè)人只用十個(gè)月便做到了，選擇好切入的時(shí)機(jī)是他們其中的一個(gè)秘決。
     第一個(gè)時(shí)機(jī)：系統(tǒng)切換
     新舊切換那一刻具有很大風(fēng)險(xiǎn)。因?yàn)槲覀兠刻斓挠唵瘟慷己艽螅�稍偏差就�?huì)對(duì)公司的日常工作與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)帶來(lái)災(zāi)難性的損失，按當(dāng)時(shí)行規(guī)，保險(xiǎn)的做法是兩套系統(tǒng)同時(shí)運(yùn)行一周以上，等數(shù)據(jù)安全，新系統(tǒng)穩(wěn)定后再切換過(guò)來(lái)，很多大企業(yè)都選擇了這種做法。但經(jīng)過(guò)分析，這樣做操作人員的工作量會(huì)上升一倍，很浪費(fèi)時(shí)間。我們IT主管葉運(yùn)奎在切換時(shí)機(jī)上做足了文章，輕松解決了這個(gè)問(wèn)題。我們將這個(gè)時(shí)機(jī)定在了五月一號(hào)，由于休假期間，公司業(yè)務(wù)量驟減，不用擔(dān)心切換系統(tǒng)帶來(lái)的損失，因此選擇此時(shí)切換可以很好地為企業(yè)規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。決定一經(jīng)提出，馬上組織了精兵強(qiáng)將在五一期間放棄休假，順利完成了系統(tǒng)切換。而利用長(zhǎng)假的這段緩沖期，系統(tǒng)還有效進(jìn)行了調(diào)整與磨合，為日后的應(yīng)用做了鋪墊。
     第二個(gè)時(shí)機(jī)：系統(tǒng)推廣
     新的系統(tǒng)最終還是需要讓加盟商接受，而如何宣傳并說(shuō)服加盟商上線(xiàn)對(duì)于羅萊是一個(gè)大難題。最初的計(jì)劃是在全國(guó)做大的巡回推介會(huì)，要一個(gè)多月不說(shuō)還要花費(fèi)巨大的人力物力，就這個(gè)時(shí)候機(jī)遇來(lái)了——羅萊的一年一度的訂貨會(huì)就在眼前。
     這是一個(gè)加盟商齊聚一堂的盛會(huì)，我們借助這個(gè)機(jī)會(huì)進(jìn)行推廣，神州數(shù)碼也派出專(zhuān)家進(jìn)行講解和指導(dǎo)。加盟商看到煥然一新的現(xiàn)場(chǎng)演示：數(shù)據(jù)及時(shí)準(zhǔn)確，還可以當(dāng)場(chǎng)出訂單的新系統(tǒng)，馬上有了全面的認(rèn)識(shí)。結(jié)果當(dāng)場(chǎng)就有250多名客戶(hù)報(bào)名，表示愿意全力配合安裝。就這樣，一天便完成全國(guó)的推介。
這兩個(gè)時(shí)期的選擇讓我們避開(kāi)了風(fēng)險(xiǎn)，提升效率，節(jié)約了費(fèi)用。

     凡事都有可能，凡事都有更好辦法，越忙越是要冷靜的思考，謀定而后動(dòng)。大動(dòng)作前花幾個(gè)小時(shí)的思考，說(shuō)不定能帶來(lái)幾天甚至幾個(gè)月的效率的提升。正所謂——磨刀不誤砍柴工，拉車(chē)跑前先看路！

信息來(lái)源:羅萊